HAUPTMODUL: PATIENTENKARTEI

1. Aufgaben

Die Patientenkartei gehört zu den Hauptmodulen von PraxiFix und nimmt eine besondere Stellung ein. Patienten sind die Triebkraft für jede medizinische Praxis. Deshalb kommt Ihre Patienten eine besondere Aufmerksamkeit zu. 

Die Patientenkartei hat die Aufgabe, alle notwendigen Daten über Patienten zu sammeln und zu strukturieren, so dass diese Daten für unterschiedlichste Zwecke zur Verfügung stehen. Auf der Basis dieser Daten können in einem nachgelagerten Schritt neue Rezepte erfasst, Termine vergeben und Behandlungsleistungen erbracht werden. Die Patientenkartei sammelt die Diagnosen aller Patienten in einer verknüpften Diagnosekartei, so dass Sie mit einem Blick die gesamte Krankengeschichte eines Patienten einsehen können.

2. Registerkarten

2.1 Registerkarte [Übersicht]

Die nächste Grafik zeigt die Patientenkartei. Die Registerkarte [Übersicht] ist aktiv. Der blaue Balken zeigt immer den letzten Datensatz an, der beim Verlassen des Formulars aktiv war.  Alle Datensätze sind alphabetisch nach Familienname der Patienten sortiert. Das ist die Standard-Sortierung in dieser Kartei. Am rechten oberen Rand der Tabelle sehen Sie das Listenfeld Familienname. Es bestimmt die Sortierung. Wenn man es anklickt, stehen folgende Sortiermöglichkeiten zur Verfügung:

  • Familienname
  • Vorname
  • Geburtsdatum
  • Patienten-Nr. (die laufende Nummer startet mit 1001-PA als Patient Max Mustermann)
  • Krankenkasse
  • PLZ (Postleitzahl) und
  • Stadt.

Wenn alle Datensätze nach der Patienten-Nr. aufgelistet werden, nennt man das auch die chronologische Sortierung. Darin spiegelt sich die Reihenfolge bei der Erfassung Ihrer Patienten wider. Wenn die höchste Nummer den Wert 3465-PA anzeigt, müssen Sie 1001 abziehen und wissen, dass in Ihrer Praxis bereits 2.464 Patienten behandelt worden sind.

[Abb. 1406-01]: Patientenkartei in der tabellarischen Übersicht

In der Kopfzeile sieht man die wichtigsten Daten des Patienten: Anrede, Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Patientenart (Kasse oder Privat). 

Die Registerkarten [Anschrift] und [Status] werden ausführlich in der Arztpraxenkartei erklärt. Dort finden Sie auch eine Beschreibung für die Registerkarten [Kommunikation], [Bemerkungen] und [Briefe]. Diese Registerkarten sind immer nach demselben Schema gestaltet. Deshalb konzentrieren wir uns hier auf diejenigen Registerkarten, die speziell für die Verwaltung von Patienten bestimmt sind.

2.2 Registerkarte [Person]

Bei Ihren Patienten kommt es darauf an, alle wichtigen Persönlichkeitsmerkmale zu erfassen. Die gesamte Aufmerksamkeit dreht sich um Ihre Patienten. Deshalb möchten Sie genau wissen, welche akademischen Titel die Person führt, ob es Namenszusätze gibt und welchen Beruf Ihr Patient ausübt. Solche Daten werden auf der Registerkarte [Person] gesammelt.

Der Beruf spielt eine wichtige Rolle im Leben eines Menschen. Der Beruf prägt den Menschen. Wer keinen Beruf hat, trauert oft den verpassten Chancen seines Lebens nach, wo er vielleicht falsch abgebogen ist. Wer einen Beruf ausübt, muss Leistung erbringen und Ergebnisse abliefern. Wer zum Beispiel als Fliesenlegen den ganzen Tag schwere Pakete hebt und auf den Knien in gebückter Haltung am Boden arbeitet, zeigt nach 20 bis 30 Berufsjahren typische Erkrankungen: Lenden- und Rückenschmerzen, Arthrosen in den Knien und in den Fingergelenken. Der hart arbeitende Handwerker leidet oft an einem verspannten Nacken, zeigt allgemeine Symptome von Erschöpfung. Alles das kommt von der körperlich schweren Arbeit. Spätestens nach 40 Berufsjahren muss in solchen Berufen Schluss sein. Viele Personen müssen sogar früher aufhören, weil der Körper nicht mehr mitmacht. 

Hinweis zur Rente: Die Aussagen vieler Politiker zum Renteneintrittsalter und zur Lebensarbeitszeit wirken wie Gespensterdebatten von Aliens, die erst kürzlich auf der Erde gelandet sind und von rein gar nichts eine Ahnung haben. Viele weltfremde Spinner sitzen im Bundestag und regieren über 84 Millionen Deutsche. Sie haben oftmals keine Ahnung von der Realität ihrer Mitbürger. Sie sind Berufspolitiker, Theoretiker, Beamte mit hohen Gehältern und noch höheren Beamtenpensionen, die Jura oder Verwaltungsrecht studiert haben, aber nicht wissen, wie man mit Bohrmaschine und Wasserwaage ein Regal an der Wand richtig aufhängt. Unser gesetzliches Rentensystem funktioniert nicht, weil zu viele Reiche und Besserverdiener sich nicht an den gesellschaftlichen Kosten beteiligen. Die Politik versagt. Wir beobachten eine riesige Gerechtigkeitslücke.

Hinweis zu Diagnosen: Die Diagnosen der Ärzte spiegeln oft die beruflichen Leiden Ihrer Patienten wider. Berufstätige müssen wie Maschinen funktionieren, aber sie bekommen viel zu selten eine Wartung und werden nie richtig generalüberholt. Es kommt also sehr darauf an, eine Person als Mensch, als Berufstätigen, als Sportler, als Familienvater oder als allein erziehende Mutter zu begreifen, die überfordert ist. Der Körper zeigt auch deshalb Schmerzen, weil die Seele leidet. 

Fazit: In Ihre Praxis kommt nicht nur ein kranker Patient mit einer ärztlichen Verordnung, sondern eine komplexe Person mit einer ebenso komplexen Krankengeschichte. 

[Abb. 1406-02]: Patientenkartei Registerkarte [Person] und der Hebammen-Information

Hinweis zu Hebammen: Wenn eine freiberufliche Hebamme mit unserem Praxisprogramm arbeitet, legt sie für jedes Baby, das sie zur Welt gebracht hat, einen Patienten in der Patientenkartei an. Jede Hebamme wird durch ihr Institutionskennzeichen, also ihre IK-Nummer, identifiziert. Diese IK-Nummer trägt sie in der Patientenkartei auf der Registerkarte [Person] ein. Wenn das Baby in einem Krankenhaus zur Welt kam, trägt sie zusätzlich noch die IK-Nummer des Krankenhauses oder der Geburtsklinik ein. 

Das Listenfeld Geburtsschlüssel bezieht sich auf den Zeitpunkt der Geburt:

  • 1 - die Hebamme kennt das genaue Geburtsdatum
  • 2- die Hebamme hat das Geburtsdatum errechnet.

Außerdem trägt die Hebamme die genaue Uhrzeit der Geburt ein. Das Anordnungsdatum definiert den Beginn ihrer Tätigkeit für eine Schwangere. Im Feld Anzahl Kinder wird eingetragen, ob ein Einzelkind geboren wurde, ob es sich um Zwillinge handelt oder ob eine Mehrlingsgeburt stattgefunden hat.

2.3 Registerkarte [Krankenkasse]

In Deutschland existiert eine Versicherungspflicht. Jeder Bürger muss über eine Krankenversicherung verfügen. Wer als Arbeitnehmer eine Pflichtversicherung abgeschlossen hat und deshalb Mitglied der Gesetzlichen Krankenversicherung wie der AOK ist oder sich einer Ersatzkasse angeschlossen hat, bekommt einen Versichertenausweis, also eine Chipkarte in der Größe des Personalausweises. Sie heißt mittlerweile elektronische Gesundheitskarte (eGK). 

PraxiFix liest diese Daten ein und befüllt die unten abgebildeten Felder.

[Abb. 1406-03]: Patientenkartei Registerkarte [Krankenkasse]

Jede Krankenkasse identifiziert sich über einen Namen und eine neunstellige IK-Nummer. Weil alle Krankenkassen mit einer IK-Nummer ausgestattet worden sind, die mit einer 10 beginnt, werden die beiden ersten Stellen auf der Chipkarte abgeschnitten. Deshalb sehen Sie in dem Feld IK-Nummer links unten in dem Formular nur noch die hinteren 7-Stellen. Hier ist das 8416214 für die AOK München. Die vollständige IK-Nummer lautet 108 416 214 (mit entsprechenden Leerstellen). Zusätzlich wird eine VKNR-Nummer auf dem Versichertenausweis gespeichert. Diese Nummer wird mitgeschleppt, hat aber ihre ursprüngliche Bedeutung verloren.

Wichtig ist, dass Sie für jeden Patienten einstellen, ob es sich um einen Kassen- oder Privatpatienten handelt. Das wird durch das Feld Patientenart festgelegt.

Auf der rechten Seite des Formulars speichert PraxiFix die Versichertennummer, den Versichertenstatus, die Statusergänzung und die Gültigkeitsdauer der Chipkarte. Direkt versicherte Patienten werden mit dem Status 1000 belegt. Mitversicherte Familienangehörige bekommen den Status 3000. Rentner werden über den Versichertenstatus 5000 identifiziert. Durch diese Etikettierung können die Kassen relativ leicht die Kosten im Gesundheitswesen einzelnen Bevölkerungsgruppen zuordnen. Einige dieser Daten müssen bei der Rezeptabrechnung übermittelt werden. Deshalb ist es bei der Patientenaufnahme wichtig, diese Daten sorgfältig zu prüfen.

2.5 Registerkarte [Profil]

Diese Registerkarte ermöglicht es, ganz spezielle Informationen über den Patienten zu speichern. 

Nehmen wir an, dass einer Ihrer Kollegen zusätzliche Gymnastikkurse anbietet: in einem Kindergarten, Nachmittags für eine Schule, oder für Erwachsene, die sich mit Skigymnastik fit machen wollen für die Skisaison. Diese Kurse bietet die Praxis auf privater Basis an. Dann wird die Nachfrage nach diesen Kursen von Ihren Patienten generiert. Damit werden Ihre Patienten zu Kunden ohne Verordnung. Wenn es sich um medizinische Leistungen handelte, spräche man von Selbstzahlern. Unter den genannten Umständen erbringen Sie eine Dienstleistung gegenüber Kunden, die gleichzeitig ihre medizinischen Patienten sind.

In der Registerkarte [Profil] können Sie sämtliche Kurse verwalten, Produkte anbieten und Leistungen offerieren, die es sonst noch gibt.

[Abb. 1406-04]: Patientenkartei Registerkarte [Profil]

3. Diagnosekartei

Für jeden Patienten existiert eine Diagnosekartei. Hier sammelt PraxiFix alle Diagnosen und medizinische Zusatzinformationen über den Patienten. jedes Mal, wenn Sie ein Rezept von der Rezepterfassung in die Warteschlange abrechnungsfähiger Rezepte verschieben, wird die medizinische Information des Rezepts dupliziert und in eine Diagnosekartei eingetragen. Die folgende Abbildung zeigt schematisch, wie die Sammlung solcher Daten aussieht:

[Abb. 1406-05]: Patientenkartei Diagnosekartei mit der Krankengeschichte des Patienten

In der oberen Tabelle werden alle Rezeptdaten und Rezeptnummern angezeigt, die bisher für diesen Patienten erfasst worden sind. Rechts daneben dienen die Spalten dazu, wichtige diagnostische Informationen anzuzeigen:

  • Diagnosegruppe
  • Leitsymptomatik
  • ICD10-Codes
  • Verordnete und tatsächliche Therapiefrequenz.

Weiter unten werden alle Felder ausführlich angezeigt. Sie können das Körperteil genauestens spezifizieren, an dem eine Therapie durchgeführt wurde. Dazu steht ein separates Formular zur Verfügung, das man unter

Hauptmenü -> Patienten -> Anatomie

erreichen kann. Sie können außerdem eine eigene Nebendiagnose erstellen. Das war vor einigen Jahren ein revolutionärer Gedanke, dass der Therapeut unabhängig vom Ärztlichen Befund seine eigenen Erkenntnisse dokumentiert. Nach der Einführung der Blankoverordnungen im November 2024 ist es völlig normal geworden, dass ein Arzt nicht mehr alleinig über die Diagnose und den Therapieplan verfügt, sondern dass er die Expertise von Physiotherapeuten bemüht, die beste Diagnose herauszufinden. Mit Stand 2025 ist diese Eigendiagnose von Therapeuten noch auf den Schulterbereich beschränkt. Aber wenn sich das Verfahren bewährt, wollen es die gesetzlichen Krankenkassen auf den gesamten Körper erweitern. 

Über den Menüpunkt

Datei -> Drucken -> Diagnoseblatt

lässt sich die Krankengeschichte eines Patienten ausdrucken. Die nachfolgende Abbildung zeigt das Ergebnis:

[Abb. 1406-06]: Patientenkartei mit einem Diagnoseblatt und allen Diagnosedaten

Wenn ein Patient von mehreren Therapeuten nacheinander behandelt wird, weil Urlaub, Krankheit oder Arbeitsüberlastung den Haupttherapeuten daran hindern, einen Patienten komplett zu therapieren, bietet das Diagnoseblatt eine gute Grundlage zur Kommunikation innerhalb der Praxis. 

4. Neuen Patienten anlegen

4.1 Manuelle Vorgehensweise

Die Identität eines Patienten wird innerhalb von PraxiFix durch seine Patientennummer bestimmt. Die erste Patientennummer bei Auslieferung des Programms lautet 1001-PA. Sie identifiziert Max Mustermann. Der erste eigene Patienten der Praxis bekommt die Nummer 1002-PA. Dabei steht die Abkürzung PA für Patient. In der realen Welt gibt es keine eindeutige und dauerhafte Nummer, um einen Menschen zu identifizieren. Sowohl die Nummer des Personalausweises als auch die Nummer des Reisepasses ändern sich jedes Mal, wenn ein neuer Ausweis ausgestellt wird. Auch die Steuernummer ändert sich, wenn man umzieht und das zuständige Finanzamt wechselt.

In PraxiFix wird die Identität eines Menschen durch drei Angaben bestimmt:

  • Familienname, mit allen Zusätzen sowie Doppelnamen
  • einziger Vorname oder alle Vornamen mit und ohne Bindestrich
  • Geburtsdatum.

Bei der manuellen Erfassung eines neuen Patienten werden genau diese Angaben abgefragt:

[Abb. 1406-07]: In der Patientenkartei einen neuen Patienten manuell anlegen

Nun muss man vier Felder ausfüllen und klickt auf OK. Der neue Patienten erhält die nächste laufende Nummer in der Tabelle. Dann stehen alle seine Datenfelder zur anschließenden Bearbeitung zur Verfügung. 

4.2 Namensänderung durch ein Duplikat: Weg #1

Wenn ein Patient heiratet und den Familiennamen wechselt, stehen grundsätzlich zwei Wege zur Verfügung, um eine Namensänderung in PraxiFix zu bearbeiten. Der erste und beste Weg besteht darin, den Patienten ein zweites Mal in der Patientenkartei anzulegen

  • Weg #1: Der aktuelle Patientendatensatz von Frau Maria Müller mit der Nummer 2357-PA wird am Stichtag 15.09.2025 beendet.
    Der Status des aktuellen Patientendatensatzes wird auf den Wert Ungültig gesetzt.
    Diese Karteikarte verbleibt als Dokument der Vergangenheit genau so erhalten wie sie am Stichtag war.
    Diese Karteikarte wird nicht mehr weiter geführt. 

Derselbe Patient mit einem neuen Familiennamen wird in PraxiFix als neuer Patient angelegt, erhält also eine neue Patientennummer. In unserem Beispiel wäre das die Nummer 3475-PA. Im Bemerkungsfeld dieser neuen Karteikarte wird eine Verknüpfung zur alten, ungültigen Karteikarte hergestellt und mit folgendem Hinweis versehen:

  • Die Karteikarte der Patientin 2357-PA, Frau Maria Müller, geb. 05.04.1998, wurde am 15.09.2025 beendet.
    Grund: Frau Müller hat geheiratet.
    Sie heißt nun Frau Maria Schneider.
    Die aktuelle Karteikarte mit der Patientennummer 3475-PA führt die alte Patientenakte weiter.

Sollte sich Frau Schneider nach einigen Jahren scheiden lassen und ihren alten Mädchennamen wieder annehmen, kann man die aktuelle Karteikarte 2357-PA auf den Status Ungültig setzen und die ursprüngliche erste Karteikarte mit der Nummer 2357-PA reaktivieren mit eindeutigen Hinweisen, wie es zu dieser Reaktivierung gekommen ist.

4.3 Namensänderung durch Überschreiben: Weg #2

Der zweite Weg, um mit einer Namensänderung umzugehen, besteht darin, dass man die Person in der Patientenkartei umbenennt und damit ihre ursprüngliche Identität datentechnisch überschreibt. Ein solcher radikaler Vorgang muss gut überlegt werden, denn das Umbenennen einer Person ist ein globaler Vorgang, der die gesamte Datenbank betrifft.

Hinweis: In allen Tabellen der Datenbank wird das Umbenennen vorgenommen. Das betrifft die Rezepterfassung, die Rezeptabrechnung, das Rezeptarchiv, die Diagnosekartei, sämtliche Briefmodule, einfach alle Bereiche, in denen dieser Patient datentechnisch vorkommt. 

Hinweis: Wir empfehlen, von einem globalen Umbenennen eines Patienten in der Patientenkartei Abstand zu nehmen, weil es zu Inkonsistenzen kommen kann und sehr wahrscheinlich auch kommen wird. Ein Beispiel hierfür sind die Anschriftenfelder bei Privatrechnungen. Beim Erzeugen einer Privatrechnung werden Datenelemente des Rechnungsempfängers zu einer kompletten Rechnungsadresse mit Anrede zusammengebaut. Wenn man in der Patientenkartei eine Änderung des Familiennamens vornimmt, werden solche Rechnungsfelder nicht umbenannt. Es tritt dann eine Inkonsistenz auf zwischen einer alten Rechnung, die an eine "frühere Person adressiert war", die aktuell gar nicht mehr in der Patientenkartei auftaucht, weil der Familienname geändert wurde.

Sollten Sie aber doch den Wunsch haben, in der Patientenkartei eine Umbenennung vorzunehmen, rufen Sie diesen Menüpunkt auf:

Patientenkartei -> Bearbeiten -> Patient -> Umbenennen

Dann zeigt Ihnen PraxiFix dieses Formular:

[Abb. 1406-08]: Patientenkartei mit dem globalen Umbenennen eines Patienten

Nun müssen Sie den Namen Müller durch Schneider ersetzen und auf die Schaltfläche OK klicken. Dann wird die Patientennummer 2357-PA mit einem geänderten Familiennamen fortgeführt. Obwohl PraxiFix ein globales Umbenennen der Person vornimmt, entstehen Inkonsistenzen zum früheren Namen in Adressfeldern und Rezepten.

4.2 Einlesen der Chipkarte

Durch das Einschieben der Patienten-Chipkarte in eine Cherry-Tastatur oder Kartenlesegerät, kann PraxiFix die Daten auslesen. 

Sie klicken in der rechten oberen Ecke auf die Schaltfläche Chipkarte und schieben den Ausweis in den Schlitz des Geräts. Man sieht dann bei der Patientin Maria Müller diese Darstellung:

[Abb. 1406-09]: Patientenkartei mit dem Einlesen der Chipkarte

Beim Abspeichern der Daten führt PraxiFix eine Konsistenzprüfung durch. Das Programm durchsucht die Kartei im Hinblick auf eine Dublette. Sollte die Kombination von Familienname, Vorname und Geburtsdatum bereits existieren, erscheint eine Warnung, dass offensichtlich ein Versehen vorliegt. Sie müssen dann prüfen, ob Sie einen vorhandenen Datensatz eigentlich Aktualisieren und nicht neu anlegen wollten. 

Zum Aktualisieren von Datensätzen in der Patientenkartei mit Hilfe der Chipkarte steht dieser Menüpunkt zur Verfügung:

Patientenkartei -> Datei -> Aktualisieren.

5. Druckfunktionen

Inl der Patientenkartei sind mehrere Funktionen zum Ausdrucken implementiert worden:

[Abb. 1406-10]: Patientenkartei mit ihren Druckfunktionen

Sie können eine Patientenkarteikarte in Hoch- und in Querformat ausdrucken, um darin eine Verordnung abzulegen. Wenn keine neue Karteikarte benötigt wird, mag es genügen, nur ein neues Etikett zu bedrucken, um eine Karteikarte in ihrem Datenfenster zu aktualisieren. 

Das Diagnoseblatt hatten wir bereits weiter oben ausführlich besprochen. Es reproduziert die Krankengeschichte des ausgewählten Patienten. 

Der Ausdruck einer Gesamtinformation ersetzt jede noch so gute Karteikarte. Sie können auf den Zukauf von Karteikarten als Kartonage komplett verzichten. 

Wenn Datensätze gefiltert worden sind, kann man eine tabellarische Liste erzeugen. 

In einer Aktionsliste fasst PraxiFix alle Aktionen zusammen, die Sie in Verbindung mit einem oder mehreren Patienten zuvor festgelegt hatten. 

Privatpatienten sollten vor der ersten Behandlung ein Anmeldeformular ausfüllen und unterschreiben, dass Sie die Kosten der Behandlung übernehmen. Ein solches personalisiertes Anmeldeformular können Sie in dem Menüpunkt

  • Anmeldeformulare (DIN A-5)

ausdrucken, nachdem der Patient in der Kartei angelegt worden ist. 

Beim Versenden von Briefen ist es zeitsparend und angenehm, wenn Sie das Blanko-Briefkuvert in den Drucker legen und dann die Anschrift automatisch aufdrucken lassen. Das gelingt mit den Funktionen

  • Briefkuvert im Format C5
  • Briefkuvert im Format DIN lang.

Vor dem Druckvorgang fragt PraxiFix das Mandantenkennzeichen ab, um den korrekten Absender aus der Mandantenverwaltung zu holen . Dann erscheint dieses vorläufige Ergebnis.

[Abb. 1406-11]: Aus der Patientenkartei heraus Briefkuverts C5 und DIN lang bedrucken]

Links oben sieht man die zusammengesetzten Felder der Empfängeradresse. Darunter zeigt PraxiFix das fertige Druckergebnis, wie es auf ein C5-Kuvert aufgedruckt wird.

Rechts oben sieht man den Absender der Praxis mit dem Mandantenkennzeichen M=3. Darunter erhalten Sie Hinweise, wie Ihr Drucker das Kuvert bedruckt und wie Sie es in den Einzugsschacht legen müssen, damt das bedruckte Kuvert den Briefanforderungen entspricht.

Hauptmodul: Patientenkartei

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