PraxiFix Consulting & Vertrieb e.K.

---

ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN (AGB)

1. Grundsätzliche Bemerkungen

Der Zweck unserer AGB besteht darin, zwischen Käufer und Hersteller ein gemeinsames Verständnis über die geschäftliche Zusammenarbeit zu definieren. Der Kauf eines Softwareprodukts zur effizienteren Erledigung vieler Geschäftsprozesse in Ihrer Praxis ist Vertrauenssache. Wir wollen dieses Vertrauen stärken und auf eine berechenbare, solide Grundlage stellen. Die Zufriedenheit unserer Kunden ist das Ziel unserer Arbeit.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Einführung eines integrierten Softwareprodukts bisherige Tätigkeiten in den Abläufen verändert. Viele Aufgaben werden zeitlich verkürzt. Im günstigsten Fall werden Aufgaben sogar ganz überflüssig. Dafür kommen neue Tätigkeiten hinzu, die aber insgesamt den Wert Ihrer Arbeitskraft steigern.

Warum? Weil Sie in kürzerer Zeit mehr leisten können. Die Effizienz von Verwaltungstätigkeiten wird durch eine passende Software verbessert. Wenn Sie sich erst einmal an neue Abläufe gewöhnt haben und mit unserem Verwaltungsprogramm PraxiFix vertraut sind, werden Sie auch langfristig mit diesem Produkt arbeiten wollen. Deshalb sind unsere Kunden daran interessiert zu erfahren, wie sich der Hersteller eine langfristige Produktpflege vorgestellt hat und welcher Investitionsschutz besteht.

Aus diesen Gründen bitten wir Sie, die folgenden Ausführungen zu lesen. Durch Ihre Unterschrift wird das Bestellformular zu einem Kaufvertrag, mit dem Rechte und Pflichten verbunden sind. Die AGB definieren dabei den juristischen und kaufmännischen Rahmen, um die wechselseitigen Rechte und Pflichten zwischen Käufer und Hersteller angemessen auszuüben. Die AGB sollten im positiven Sinne zum beiderseitigen Vorteil ausgelegt werden

2. Geltungsbereich

Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Rechtsgeschäfte innerhalb der Bundesrepublik Deutschland. In ihrer überarbeiteten und damit gültigen Fassung sind unsere AGB seit dem 01.01.2025 anzuwenden. Sie sind zusammen mit der Preisliste und dem Bestellformular konfiguriert.

Die AGB unterliegen naturgemäß Veränderungen, die wir hier einpflegen werden. Jeder Version unserer AGB wird durch ein Gültigkeitsdatum kenntlich gemacht.

3. Hersteller

Der Hersteller und Lieferant Ihres Praxisverwaltungsprogramms PraxiFix ist die Firma PraxiFix Consulting & Vertrieb e.K. Unsere Kontaktdaten finden Sie auf der Impressumsseite. Auf unserer Datenschutzseite sichern wir Ihnen den vertrauensvollen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten zu.

4. Produktbeschreibung

Die Vollversion von PraxiFix wurde von Anfang an als ein integriertes 32-Bit-Softwareprodukt konzipiert. In der kurzen Zeit von 1999 bis 2002 entstanden die meisten Module, um Patientendaten zu erfassen und Papierrechnungen zu schreiben.

PraxiFix dient zur Verwaltung von Praxen, die von Heilberuflern betrieben werden. Unser Praxisverwaltungsprogramm ist nach Paragraph 302 SGB V zur maschinenlesbaren Abrechnung (EDIFACT) mit den Krankenkassen zertifiziert. Die Abkürzung EDIFACT steht für Electronic Data Interface for Administration, Commerce and Transport. EDIFACT ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen. Abrechnungsstellen und Krankenkassen haben sich beim Austausch von Daten, insbesondere bei der Abrechnung von Verordnungen, auf diesen EDIFACT-Standard geeinigt.

Eine große Stärke von PraxiFix besteht darin, dass Sie alle ihre Kassenrezepte auf elektronischem Wege abrechnen können. Ihre Abrechnungsdaten werden zuvor asymmetrisch verschlüsselt und dann sicher an den autorisierten Empfänger versendet. Als Verschlüsselungssoftware hat sich das Programm Dakota.le der ITSG bewährt (www.itsg.de/impressum/). Die Abkürzung "le" steht für Leistungserbringer. Dakota verwaltet die öffentlichen Schlüssel und eMail-Adressen aller Krankenkassen und Abrechnungsstellen. Dakota.le ist somit in der Lage, asymmetrisch verschlüsselte Abrechnungsdaten sicher per eMail zu versenden. Sie können eine Lizenz zur Nutzung von Dakota.le über uns erwerben. Wir sind langjähriger Vertriebspartner der ITSG.

PraxiFix ist ein datenbankgestütztes Werkzeug, das auf allen Personal Computern (PC) mit allen Windows-Betriebssystemen der Firma Microsoft ablauffähig ist. Es benutzt das Datenbank-Laufzeitsystem dBASE. Seit 2025 wird PraxiFix als 64-Bit-Programm ausgeliefert. Dabei nutzen wir das Entwicklungssystem der Firma dBASE (www.dbase.com), um Tabellenzugriffe zu organisieren und die grafische Benutzeroberfläche (Formulare und Reports) zu gestalten.

Der Vertrieb von PraxiFix wird zum Herunterladen aus dem Internet organisiert. Das vollständige Bedienungshandbuch wird als lokal installierbare Hilfetext-Homepage im HTML-Format mitgeliefert und kann mit einem Browser offline am PC gelesen werden. Zusätzlich stellen wir ein elektronisches Bedienungshandbuch als PDF-Datei zur Verfügung, das früher auf Papier als Buch gedruckt und verteilt wurde.

PraxiFix ist netzwerkfähig. Damit besteht die Möglichkeit, die Software auch auf einem Server zu installieren und von mehreren Arbeitsstationen aus innerhalb eines LANs (Local Area Network, lokales Netzwerk in der Praxis) zu betreiben. Mit dem Kauf der Vollversion erwirbt der Kunde das Recht, PraxiFix ein Mal in einem solchen Netzwerk seiner Praxis zu installieren und von mehreren Arbeitsstationen aus zuzugreifen.

Der Internet-Zusammenschluss von Computern über ein Wide Area Network (WAN) gilt nicht als lokales Netzwerk. In diesem Fall benötigt jeder Praxis-Computer (oder Tablet) eine eigene Lizenz. Bitte sprechen Sie mit uns, wenn eine solche Architektur implementiert werden soll.

PraxiFix funktioniert auch auf einem Computer mit dem Betriebssystem MacOS. Auf einem Apple-Rechner wird eine Windows-Schale mit Hilfe des Programms Parallels Desktop der Firma Parallels.com installiert. Die Applikation simuliert eine Windows-Umgebung, zur Zeit (2025) entweder Windows 10 oder Win11. 

In dieser Windows-Schale werden PraxiFix und Dakota.le installiert. Sie verhalten sich dort genau so wie auf einem reinrassigen Windows-PC ohne MacOS. Sie können 

• PraxiFix starten
• ganz normal bedienen
• Rezepte erfassen
• auf einem Drucker taxieren
• mit Dakota.le verschlüsseln und automatisch versenden
• mit Outlook von Microsoft oder mit dem kostenlosen Programm Thunderbird (www.thunderbird.net/de/) Ihre eMails verschicken und
• die integrierte Datensicherung von PraxiFix laufen lassen, um eine ZIP-Datei als Datenbankarchiv zu erzeugen und auf Wunsch das ZIP-Archiv auf einer separaten Festplatte abzuspeichern. 

Alle Mechanismen zur Sicherung der Daten auf einem externen Laufwerk funktionieren wie gewohnt. Sie sind in dieser MacOS-Umgebung und einer Parallels-Applikationsschale für Windows auf einem sicheren Pfad unterwegs. Die Technik ist robust und anwenderfreundlich. Wir haben damit bisher nur gute Erfahrungen gemacht.

4. Demoversion und Kauf der Vollversion

PraxiFix wird als Demoversion ausgeliefert. Der Interessent kann die Demoversion in Betrieb nehmen, Rezepte erfassen und pro forma abrechnen. Jedoch ist der Funktionsumfang der Demoversion eingeschränkt. Sie können zum Beispiel keinen Brief- oder Rechnungskopf konfigurieren und damit keine Dokumente mit Ihrer Geschäftsidentität verschicken. Auch die Eingabe von IK-Nummer und Abrechnungscodes ist nicht möglich. Deshalb ist ein produktiver, geschäftsmäßiger Einsatz einer Demoversion nicht möglich.

Nach Entrichtung des Kaufpreises wird dem Käufer ein Codewort zur Freischaltung übermittelt. Dieses Codewort heißt Freischaltcode. Eine zusätzliche Installation von Software ist dabei nicht mehr notwendig. Um die Vollversion zu erwerben, muss der Käufer das Bestellformular ausfüllen, unterschreiben und an den Hersteller schicken.

5. Preise und Leistungen: Einführungsschulung

Unsere aktuellen Preise geben wir auf der Internetseite als Preisliste bekannt. Die Preisliste zeigt die wichtigsten Produkte und Dienstleistungen aus unserem Haus. Die Software als Demoversion ist natürlich kostenlos. 

Nach dem Kauf von PraxiFix ist der Hersteller bemüht, einem Neukunden den Umgang mit dem Praxisprogramm zu zeigen. In der Regel genügen vier Stunden Schulung, um 80% der Funktionen von PraxiFix zu verstehen. Zunächst bauen wir eine Fernbeziehung zwischen Ihrem Praxiscomputer und unserem Schulungscomputer mit Hilfe der Kommunikationssoftware AnyDesk auf (www.anydesk.com/de). Wir sehen Ihren Bildschirm. Sie sehen unsere Mausklicks. Über Telefon sind wir sprachlich verbunden. Die Schulung kann beginnen. Aus Erfahrung wissen wir, dass sich Kunden geborgen und sicher fühlen, wenn sich jemand auf Ihren Computer einwählt und dort in Zusammenarbeit mit Ihnen Probleme löst und konkret hilft.

Was ist der wesentliche Inhalt einer Einführungsschulung?

Wir starten in der Regel mit einer Besprechung der Konfigurationsformulare. Dort legen wir Anfangswerte fest, die Ihre Praxistätigkeit bestimmen. Das wichtigste Modul ist die Mandantenverwaltung. Anschließend besprechen wir sämtliche Einstellungen für Ihren Brief- und Rechnungskopf. Wir legen einen neuen Patienten an, ordnen ihm eine Krankenkasse zu, importieren eine Tarifgruppe mit Heilmittelpositionsnummern, passen die preise an und erfassen ein erstes Rezept. Dann verschieben wir das Rezept in die Warteschlange abrechnungsfähiger Rezepte und legen eine neue Rechnung an, um das Rezept abzurechnen. Wir verbuchen die Rezeptgebühr in der Buchhaltung und erklären den Kontenrahmen SKR03, um nicht nur die Rezeptgebühr zu verbuchen, sondern um später alle Geschäftsvorfälle in Ihrer Praxis buchungstechnisch erfassen zu können. Dann zeigen wir Ihnen, wie man mit PraxiFix Briefe schreibt, Briefmodule konfiguriert und mit Hilfe von standardisierten Textblöcken die wiederkehrende Korrespondenz vereinfacht und beschleunigt.

Eine Einführungsschulung wird in der Regel auf zwei Termine verteilt.

6. Wartungsvertrag und Update-Service

Jeder Käufer von PraxiFix sollte einen Wartungsvertrag im Jahr des Kaufes abschließen. Er wird damit zum Bestandskunden. Die Höhe der jährlichen Wartungsgebühren wird in der Preisliste festgelegt. Die Preisliste enthält Informationen über die Zahlungsmodalitäten.

Durch den Wartungsvertrag wird ein Bestandskunde automatisch in den Update-Service einbezogen. Zusätzliche Kosten entstehen dem Bestandskunden durch die Updates nicht. Der Bestandskunde kann das zur Verfügung gestellte Update selber aufspielen. Dazu nutzt er die mitgelieferte Dokumentation. Begleitinformationen erklären den Grunde für das Update. Meistens sind Updates notwendig, um neue Anforderungen der Krankenkassen nach Abrechnungsschlüsseln und neuen Datenfeldern auf den Rezepten zu erfüllen. Dann ändert sich in der Regel auch die Version der EDIFACT-Abrechnungsdaten.

Wir unterscheiden grundsätzlich zwei Arten von Updates:

• Ein Zwischenupdate besteht aus dem Aufspielen reiner Software. Die Datenbank und die darin gespeicherten Daten des Kunden bleiben von dem Aufspielen neuer Dateien unberührt. Nur Programmdateien werden überschrieben, also ausgetauscht.
• Ein Vollversionsupdate ist demgegenüber eine ernste Sache. Die alte Datenbank musste verändert werden. Es sind neue Tabellen hinzugekommen, um neue Arten von Daten abzuspeichern. Es sind bekannte Feldgrößen in Tabellen geändert worden. Es sind neue Felder hinzugekommen oder vorhandene Felder entfallen, um neue Anforderungen zu erfüllen. Dann muss ein Import der Praxisdaten aus der alten Datenbank in die neue Datenbankstruktur organisiert werden. Zu diesem Zweck wird ein Importer mitgeliefert, der den Datentransport organisiert und - falls notwendig - die Konvertierung von Daten übernimmt.

Sie werden beim Aufspielen eines Updates nicht alleine gelassen. 

Die nächste Abbildung zeigt exemplarisch den Stand der letzten Updates bis zum Sommer 2025. 

---

---

Wir haben beginnend mit dem Jahr 1999 bis 2025 bereits 105 Updates erstellt, verteilt und erfolgreich installiert. Unsere Kunden hatten allen Grund, mit unserer Leistung zufrieden zu sein. PraxiFix läuft auf allen Windows-Versionen stabil. Die mitgelieferte dBASE-Datenbank kann Millionen von Datensätzen abspeichern ohne dabei an Leistungsfähigkeit zu verlieren. Wir sagen immer: "Die dBASE-Datenbank geht auch bei einer Milliarde Datensätzen nicht in die Knie." Bisher haben wir Recht behalten.

PraxiFix hat alle Veränderungen an den Rezepten nachvollzogen (immer wieder wurden neue Heilmittel-Rezeptformulare freigegeben) und die Schlüsselverzeichnisse zur Rezeptabrechnung per EDIFACT aktualisiert. PraxiFix Consulting bedeutet 25 Jahre lange Unterstützung von Praxen und ihre Belieferung mit Updates. 

7. Kundenbindung

Wir sichern jedem Kunden zu, dass das Produkt auch in den nächsten Jahren gepflegt wird und die nötigen Updates erhält. Eine garantierte Jahreszahl können wir naturgemäß nicht nennen, weil kein Unternehmen seine Zukunft voraussagen kann. Dieses Unternehmensrisiko benennt man gerne mit dem Nokia-Effekt (2007 Weltmarktführer bei Mobiltelefonen, drei Jahre später durch die Innovation des Smartphones von Apple kaputt). 

Wenn ein Kunde keinen Wartungsvertrag abschließt und deshalb nicht regelmäßig am Update-Service teilnimmt, besteht das Risiko, dass sein Softwareprodukt veraltet. Wenn die Gebühr für den Wartungsvertrag mehrere Jahre lang nicht bezahlt worden ist, muss der Kunde das Programm neu kaufen.

8. InfoLine und Beratungsleistungen

Jeder Interessent kann sich gerne an unsere InfoLine wenden. Wir stehen zu Verfügung, um Fragen zu beantworten. Insbesondere beraten wir bei der Anschaffung von Hardware, bei der Auswahl eines Betriebssystems, bei der Auswahl des geeigneten eMail-Programms und eines passenden Druckers, um Heilmittelverordnungen taxieren (also bedrucken) zu können.

Bestandskunden erwerben mit dem Abschluss des Wartungsvertrages einen Anspruch auf Unterstützung: "You never walk alone!". Sie können Schulungsleistungen anfordern, damit wir zum Beispiel einen neuen Mitarbeiter an der Rezeption so gut unterstützen, dass er bald mit PraxiFix arbeiten kann, um Rezepte zu erfassen und abzurechnen. Nach Absprache sind auch Termine am Wochenende möglich, um beispielsweise einen alten PC gegen einen neuen PC auszutauschen, alle benötigten Programme aufzuspielen und dann die Datenbank mit den Praxisdaten auf den neuen PC zu migrieren.

9. Lizenzbestimmungen

Der Käufer von PraxiFix erwirbt das Recht, das Softwareprodukt ein einziges Mal auf einem Einzelplatzsystem oder - alternativ - ein einziges Mal auf einem LAN-Server mit beliebig vielen Clients zu installieren. Die Installation auf mehreren Einzelplatzsystemen oder auf mehreren Servern oder auf einem Einzelplatzsystem und zusätzlich auf einem Server ist nicht gestattet. Wenn mehrere Server-Installationen von PraxiFix benötigt werden, ist für jede einzelne Installation der Erwerb einer gesonderten Lizenz zwingend erforderlich.

Der Käufer erlangt durch den Erwerb der Software keine Rechte am Quellcode, keine Rechte an der Dokumentation der Datenbank und den Ablaufsequenzen (Reports), um Rechnungen und Berichte zu generieren. Der Käufer erwirbt keine Rechte am Namen oder an irgendwelchen sonstigen Eigenschaften unsere Produkts.

Wenn ein Bestandskunde den Wartungsvertrag nach einer gewissen Zeit aufkündigt, darf er das Programm weiter nutzen, auch dann, wenn er keine Updates mehr erhält. Er bleibt unser geschätzter Kunde. Dieser Fall tritt häufig dann ein, wenn ein Therapeut seine Kassenzulassung zurückgibt, weil zum Beispiel die Vergütungen der gesetzlichen Kassen zu niedrig sind, um einen teuren Praxisstandort in einer Großstadt zu unterhalten. Insbesondere Podologen klagten immer wieder über zu niedrige Vergütungssätze und gaben ihre Kassenzulassung reihenweise zurück. Der Kunde darf dann unser Programm weiter nutzen, um Privatpatienten zu verwalten und Privatrechnungen zu schreiben.

10. Copyright und Passwortschutz

Das Softwareprodukt PraxiFix ist ein urheberrechtlich geschütztes Eigentum des Herstellers. Der Käufer sichert verbindlich zu, dass er keine elektronische Kopie des Produkts erzeugt und seinerseits weiter vertreibt (verkauft). Nur diejenige Dateikonfiguration, die durch das Installationsprogramm als EXE-Datei auf seinem Computer erzeugt wird, darf benutzt werden.

Der Käufer wird die Vollversion von PraxiFix nicht an Dritte weitergeben. Er wird den Freischaltcode nicht verraten und damit Dritte nicht in die Lage versetzen, die Vollversion ohne Entrichtung des Kaufpreises in Betrieb zu nehmen. Ein Weiterverkauf der Vollversion an Dritte ist grundsätzlich verboten. Ausnahmeregelungen bedürfen der Schriftform und sind nur im Rahmen eines regulären Vertriebsvertrages mit Sonderrechten möglich.

Die Demoversion darf jederzeit weitergegeben werden.

11. Provision bei Produktwerbung

Wenn ein Bestandskunde das Produkt einem Dritten zur Nutzung weiterempfiehlt und es durch diese Produktwerbung zu einem Verkauf durch den Hersteller an den geworbenen Dritten kommt, erhält der registrierte Bestandskunde eine Provision von 25% auf alle vermittelten Produkte (ohne Wartungsverträge). Der Betrag wird acht Wochen nach Abschluss des Kaufvertrages mit dem geworbenen Neukunden auf das Konto des Bestandskunden überwiesen. Der provisionierte Bestandskunde erwirbt keinen Anspruch auf den Einzug der jährlichen Wartungsgebühr seitens des geworbenen Neukunden.

Der Bestandskunde zeigt eine Produktwerbung gegenüber Dritten dadurch an, dass er Name und Anschrift des Dritten unverzüglich dem Hersteller per Post oder per eMail mitteilt und das Datum des Werbegesprächs nennt. Erst durch diese schriftliche Benachrichtigung werden die Provisionsansprüche des Bestandskunden für den Hersteller verbindlich.

Mit Praxen, die gerne und häufiger Neukunden werben, vereinbaren wir wesentlich höhere Provisionen. Einzelheiten regelt ein spezifischer Provisionsvertrag.

12. Markenschutz

Der Produktname PraxiFix ist eine beim Deutschen Patent- und Markenamt in München unter der Nummer 398 74 711 eingetragene Wortmarke (Aktenzeichen 398 74 711.3/42). Hinweis: die Abkürzung TM steht für TradeMark, also Warenzeichen. Der Markenschutz besteht seit dem Tag der Eintragung am 08.03.1999 und wurde mehrmals verlängert.

13. Rechtliche Aspekte

Der Gerichtsstand befindet sich in Ingolstadt, Amtsgericht Pfaffenhofen a.d. Ilm. 

Das Zahlungsziel nach Rechnungseingang beträgt 30 Tage.

Bis zur vollständigen Bezahlung bleibt die Ware unser Eigentum. Ein Abzug von Skonti ist unzulässig. Einbehaltene Skonti werden nachgefordert.

14. Schlussbemerkungen

Vor dem Kauf sollten Sie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen einmal ganz durchgelesen haben, denn das sorgt für ein besseres Verständnis über die Modalitäten, wie wir in Zukunft zusammenarbeiten wollen. Selbstverständlich können Sie diese AGB auch als PDF-Datei generieren und zusammen mit dem Kaufvertrag ablegen.

In diesem Zusammenhang ist das Gültigkeitsdatum der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Bedeutung, weil der Kaufvertrag immer auf der Grundlage der jeweils geltenden AGB abgeschlossen wird.

Dieses Gültigkeitsdatum finden Sie im Abschnitt Geltungsbereich weiter oben.

Wir sichern Ihnen zu, dass wir Sie bei der Ausübung Ihrer Praxistätigkeiten gewissenhaft unterstützen werden.

Die Geschäftsleitung

---

---