GRUNDLEGENDE KONZEPTE

1. Kontextdiagramm

PraxiFix ist ein integriertes Softwareprogramm. Es besteht aus einzelnen Modulen, die zusammenarbeiten müssen. Die Module haben Schnittstellen und übergeben dabei Daten von einem Programmteil in den anderen. Jedes Modul erfüllt eine bestimmte Teilaufgabe. Je perfekter das Zusammenspiel zwischen den einzelnen Modulen funktioniert, umso leichter ist es für den Anwender, das Programm zu bedienen.

PraxiFix verwendet dBASE-Tabellen, um die Daten zu speichern, die jeden Tag in Ihrer Praxis entstehen. Diese Daten sind das Ergebnis von Geschäftsprozessen. Um die wichtigsten Quellen von Daten zu erkennen, haben wir ein Kontextdiagramm erstellt. Es bietet einen guten Überblick und hilft Ihnen, die Struktur von PraxiFix besser zu verstehen. 

Die blauen Rechtecke stellen den Kontext dar, in dem sich Ihre Praxistätigkeit abspielt. Der große blaue Kreis in der Mitte ist Ihre Praxis. Dort können Sie alle Geschäftsprozesse festlegen, die zur Erfüllung der Aufgaben notwendig sind. Die Richtung der Pfeile gibt an, von wem die Aktion ausgeht und wer der Empfänger der Daten ist. Auch ein Zahlungsvorgang bei der Bank ist nichts anderes als ein Datensatz mit Text und Zahlen. 

[Abb. 1200-01]: Kontextdiagramm einer medizinischen Praxis

Hinweis: Das Kontextdiagramm ist ein bildhafter Versuch, eine sehr komplexe Welt zu beschreiben.

Das obige Diagramm ist bei weitem nicht vollständig, und es ist auch nicht präzise genug, um eine Datenbankanwendung mit Hunderten von Tabellen und mehreren Tausend Feldelementen zu entwickeln. Ein Kontextdiagramm gehört zum Aufgabengebiet der Systemanalyse, um ein Thema von unterschiedlichen Aspekten aus zu betrachten und zu analysieren. Dann werden komplexe Sachverhalte mit dem Auftraggeber oder Kunden leichter besprechbar. Das komplette Systemmodel von PraxiFix umfasst über 100 Diagramme zur Visualisierung seiner Abläufe und Strukturen.

2. Fakten zum Kontextdiagramm

Nun wollen wir uns das Kontextdiagramm etwas genauer anschauen.

2.1 Patienten

Patienten bringen Rezepte in die Praxis. Das sind Arbeitsaufträge des Arztes, einen Patienten wieder gesund zu behandeln. Bis auf weiteres sind Rezepte immer papiergestützte Verordnungen. Irgendwann werden diese Rezepte elektronisch zur Verfügung stehen und nur noch digital existieren. Der Patient hat seine elektronische Gesundheitskarte (eGK) dabei und überträgt die Daten in unser Programm. Sie berechnen die Zuzahlung. Der Patient bezahlt. Sie verbuchen die Rezeptgebühr. Der Patient erhält Termine, die auf einem Terminzettel ausgedruckt werden.

2.2 Ärzte und Arztpraxen

Ärzte stellen Verordnungen aus. Gelegentlich möchten Ärzte mit Hilfe eines Arztbriefes direkt von Ihnen über den Behandlungsverlauf informiert werden. PraxiFix kann aus vorgefertigten Textblöcken sehr gut strukturierte Arztbriefe erzeugen und sie entweder auf Papier im Format DIN A-4 mit Ihrem Briefkopf ausdrucken oder eine PDF-Datei erzeugen. In Ihrem eMail-Programm haben Sie die eMail-Adresse jedes Arztes gespeichert und versenden den Arztbrief mit freundlichen Grüßen.

2.3 Lieferanten

Lieferanten kümmern sich um Wasser, Strom, Müllabfuhr, reparieren eine kaputte Türe oder einen tropfenden Wasserhahn. Lieferanten verkaufen Ihnen einen PC mit Drucker, eine FritzBox, einen DSL-Anschluss. Sie sind nicht alleine auf der Welt und benötigen sehr viel Unterstützung und Expertise, um eine Praxis am Laufen zu halten. Sie erteilen Arbeitsaufträge. Der Lieferant schreibt Ihnen Rechnungen. Sie benötigen also ein PraxiFix mit integrierter Buchhaltung, um alle diese Geschäftsvorfälle verbuchen zu können.

2.4 Kunden

Kunden sind Personen, denen Sie direkt etwas verkaufen. Das können Kursangebote sein oder pharmazeutische Produkte. Egal was Sie verkaufen wollen, Sie benötigen Preislisten und die Möglichkeit, freie Vertriebsrechnungen zu erstellen. Alles das ist in PraxiFix verfügbar.

2.5 Behörden und Finanzamt

Behörden schicken Briefe mit Bescheiden und Zahlungsaufforderungen. Ihr Finanzamt hat Nachfragen zur Steuererklärung und schickt einen Brief. Alle Zahlungen, die Sie leisten, können in PraxiFix verbucht und mit dem Kontenrahmen SKR03 für Kleinbetriebe erfasst werden.Sämtliche Antwortschreiben an diese Institutionen können in unserem Programm geschrieben werden. Dabei stehen Textblöcke zur Verfügung, um ähnliche Briefe zu standardisieren.

2.6 Mitarbeiter

Mitarbeiter erbringen die Arbeitsleistung am Patienten. Dabei unterscheiden wir zwischen Aktivleistungen (wie KG), Passivleistungen (wie Fango und Elektrotherapie) sowie Hausbesuchen, die immer mit einem erhöhten Zeitbedarf verbunden sind. Für jede dieser Tätigkeiten steht ein Provisionsmodell für freie Mitarbeiter zur Verfügung, um nach vereinbarten Prozentsätzen jede dieser Leistungen abzurechnen. Sie erstellen am Monatsende eine Entgeltabrechnung für jeden freien Mitarbeiter. Bei angestellten Mitarbeitern steht eine Entgeltabrechnung zur Verfügung, die man zur Rentabilitätsanalyse heranziehen kann. PraxiFix berechnet die Bruttowertschöpfung, die ein Mitarbeiter in einem Monat erbringt an Hand der behandelten Rezepte. Aus der EDIFACT-Abrechnung mit den Krankenkassen wissen Sie, wie viel diese Rezepte in der Endvergütung einschließlich Zuzahlung abgeworfen haben. Diese beiden Zahlen kann man gegenüberstellen, um zu beurteilen, ob das Gehalt eines Mitarbeiters Spielraum für eine Gehaltserhöhung bietet.

2.7 Privatpatienten, Selbstzahler, Beihilfepatienten und BG-Patienten

Privatpatienten kommen mit Privatrezepten in Ihre Praxis. Selbstzahler möchten behandelt werden, ohne dabei ein Rezept vorlegen zu können. Unabhängig vom Versichertenstatus können Menschen am Arbeitsplatz einen Unfall erleiden. Dann stellt der Arzt ein Unfallrezepten aus, das von der Berufsgenossenschaft bezahlt werden muss, bei der der Arbeitgeber pflichtversichert ist. Bundes- und Landesbeamte wie Polizisten, Soldaten, Zollbedienstete, Bundestags- und Landtagsabgeordnete sowie Bürgermeister und Landräte sind Beihilfepatienten. Sie werden fürsorglich vom Staat mit einer privilegierten Privatkrankenversicherung ausgestattet.

Für alle diese Personengruppen muss es jederzeit möglich sein, eine Privatrechnung, eine Liquidation, zu schreiben und ein Rezept abzurechnen. Solche Aufgaben erledigt PraxiFix in wenigen Minuten.

2.8 Krankenkassen und Abrechnungsstellen

Krankenkassen und Abrechnungsstellen sind Empfänger von EDIFACT-Abrechnungsdaten, die die Leistungserbringer elektronisch als EDIFACT-Datei erzeugen und verschlüsselt versenden. In diesen Dateien sind Ihre Forderungen gebündelt. Um den Eingang der Zahlungen zu kontrollieren, verfügt PraxiFix über eine integrierte Buchhaltung mit einer Offenen-Posten-Verwaltung. Gelegentlich benötigen Krankenkassen einen Brief, den Sie mit einem Briefmodul für Krankenkassen problemlos schreiben können. Abgerechnete Rezepte werden mit einem Begleitbrief in ein Kuvert gesteckt und als Wertbrief verschickt. Um zu verstehen, welche Abrechnungsstelle sich um welche Krankenkasse kümmert, importiert PraxiFix die Kostenträgerdateien von der GKV-Seite in die dBASE-Datenbank und unterstützt Sie mit Hilfe eines Assistenten bei der Verknüpfung der Kostenträger.

3. Hauptmodule von PraxiFix

Das obige Kontextdiagramm vermittelt einen ersten Eindruck, wie ein Praxisverwaltungsprogramm arbeiten muss, um sich in den Geschäftsbetrieb zu integrieren. Ihre Praxistätigkeit wird im Kontextdiagramm durch einen Kreis mit der Bezeichnung "Meine Praxis" dargestellt. Wenn man diesen Kreis zerlegt und weiter verfeinert, entsteht die unten gezeigt Abbildung. Es handelt sich um die Modulstruktur von PraxiFix auf der obersten Betrachtungsebene. 

Die Abbildung zeigt neun Module, die wir als Hauptmodule der Applikation bezeichnen:

Wenn eines dieser Hauptmodule wegfällt, funktioniert die ganze Anwendung nicht mehr. Mittlerweile sind über 80 Module in PraxiFix entstanden, die alle zusammenwirken, um auch komplexere Geschäftsprozesse darzustellen. Module werden so gestaltet, dass sie nur wenige externe Schnittstellen aufweisen, die sich programmiertechnisch gut beherrschen lassen. 

Hinweis: Alle Module legen ihre Ergebnisse in einer dBASE-Datenbank in festen Strukturen ab.

[Abb. 1200-02]: Modulstruktur Ebene 1

4. Beschreibung der Hauptmodule

4.1 Arztpraxenkartei

In der Arztpraxenkartei verwalten wir die Anschrift des Arztes, seine Betriebsstättennummer, für jeden dort beschäftigten Arzt seine Vertragsarztnummer, sämtliche Telefon- und Faxnummern, eMail-Adressen. Zum Schreiben von Briefen wird in dem Modul die passende Anrede hinterlegt. In einem Bemerkungsfeld tragen wir Besonderheiten ein.

Eine vollständige Beschreibung des Moduls Arztpraxenkartei können Sie hier nachlesen.

4.2 Patientenkartei

In der Patientenkartei erfassen wir Name, Vorname und Geburtsdatum jedes Patienten. Die Kombination dieser drei Daten definiert die Identität des Patienten. Bei Tod wird sein Status auf Ungültig gesetzt, um eine versehentliche Verwendung des Datensatzes in neuen Rezepten zu verhindern. Bei Namensänderung (Heirat) wird durch globales Umbenennen dem Patienten eine neue Identität verliehen. Das Modul speichert Adresse, alle Namenszusätze, eine Berufsbezeichnung und sämtliche Kommunikationskontakte ab. Wichtig ist die genaue Erfassung des Patientenstatus: Bei welcher Kasse ist der Patient versichert? Die Kasse wird über ihre IK-Nummer identifiziert. Jeder Patient ist entweder ein Kassen- oder ein Privatpatient. Beihilfepatienten werden wie Privatpatienten erfasst. Dasselbe gilt auch für Unfallrezepte (BG / SER) und Selbstzahler.

Jeder Patient verfügt über eine Profiltabelle. Dort können Besonderheiten eingetragen werden: Welche Kurse hat er besucht? Welche Medizinprodukte werden gekauft? An welchen Therapieangeboten ist der Patient interessiert? Durch die Profileinträge entsteht ein abgerundetes Personenbild. Der Patient wird zu einem Kunden mit erweitertem Spektrum. Zum Abfassen von Patientenbriefen wird eine Anrede festgelegt.

Beim Verschieben der abrechnungsfähigen Rezepte in die Warteschlange wird die Diagnosekartei des Patienten befüllt. Dabei erfasst PraxiFix folgende Daten: das Rezeptdatum, die Rezeptnummer, die Diagnosegruppe, die zugeordnete Leitsymptomatik, beide ICD10-Codes, die vom Arzt verordnete Therapiefrequenz, die tatsächlich applizierte Therapiefrequenz, eine patientenindividuelle Leitsymptomatik, wenn sie vom Arzt so verordnet wurde, eine Nebendiagnose, die vom Therapeuten eingegeben werden kann ohne dass sie bei der Rezeptabrechnung in Erscheinung tritt. Das Ergebnis ist ein ziemlich vollständiges Bild über den Therapieverlauf jedes Patienten. Jedes behandelte Rezept ist im Rezeptarchiv mit allen Terminen, Anwendungen und Zuzahlungen konserviert und kann direkt von der Patientenkartei aus angeschaut werden.

Eine vollständige Beschreibung des Moduls Patientenkartei können Sie hier nachlesen.

4.3 Rezepterfassung

In der Rezepterfassung werden zunächst die Patientenart (Kasse oder Privat) und das Zuzahlungskennzeichen festgelegt. Der Patient ist entweder zuzahlungspflichtig oder von der Zuzahlung befreit. Auch Übergänge von zuzahlungspflichtig zum Status zuzahlungsbefreit und umgekehrt können hier durch Kennzeichen festgelegt werden. Nach Auswahl der Patientennummer schlägt PraxiFix die in der Patientenkartei hinterlegte Krankenkasse mit dem zugehörigen Preissystem (Tarifgruppe) vor. Der Therapeut hat die Möglichkeit, für ein BG-Rezept oder eine Selbstzahlersituation eine standardisierte Privatkasse auszuwählen und händisch einen geeigneten Selbstzahler- oder BG-Tarif zuzuordnen. Mit der Auswahl der Tarifgruppe liegen alle Anwendungen, Preise, Heilmittelpositionsnummern und Zuzahlungen fest. Wenn diese Stammdaten gepflegt sind, kann bei der Rezepterfassung kaum noch etwas schief gehen.

Auf der Registerkarte Anwendungen legt der Therapeut alle Anwendungen mit eventuellen Hausbesuchen und Kilometergeld fest, die für das Rezept verordnet worden sind. PraxiFix berechnet die gesamte Zuzahlung aus den prozentualen Anteilen und der Rezeptpauschale von 10€. Wenn es sich um ein Krankentransport- oder ein Hebammen-Rezepte handelt, stehen Zusatzformulare zur Verfügung, um spezifische Daten aus diesen Rezeptformularen zu erfassen. 

In weiteren Eingabefeldern werden Behandlungstermine und weitere Rezeptkennzeichen eingetragen. Zu den wichtigsten Kennzeichen gehören die Zuzahlungsart und die Verordnungsart bei Heilmitteln. Hier können Sie entweder nach den Vorgaben des Heilmittelkatalogs arbeiten oder mit einer Blankoverordnung selber den Therapieverlauf planen. Bei den Verordnungsbesonderheiten wird zwischen Standard-Rezepten oder Zahnarztrezepten oder Schwangerschafts-Rezepten oder dem Entlassungsmanagement unterschieden.

Schließlich bietet PraxiFix zahlreiche Eingabefelder an, um Diagnosen zu erfassen: die Diagnosegruppe aus dem Heilmittelkatalog mit einer der zugeordneten Leitsymptomatiken sowie einem Feld für patientenindividuelle Leitsymptomatiken, wenn der Arzt sich die Mühe gemacht hat, eine spezifische Diagnose zu stellen. Für den ICD10-Code stehen zwei Felder zur Verfügung. Die Abkürzung ICD steht für International Statistical Classification in der Version 10. Es handelt sich um ein von der Weltgesundheitsorganisation (WHO) aufgelegtes Klassifizierungssystem zu Beschreibung von Diagnosen. Die ICD10-Codes werden von allen Ärzten weltweit verwendet.

Der Therapeut kann jeder Behandlung ein betroffenes Körperteil und eine eigene Nebendiagnose zuordnen, die beim Abrechnungsprozess nicht offengelegt wird. Schließlich stehen Rezeptkennzeichen zu Verfügung, um einen Therapiebericht zu erstellen, einen Hausbesuch durchzuführen und zu entscheiden, ob dringlicher Handlungsbedarf besteht oder nicht. Das hat Auswirkungen auf die Terminvergabe: muss de Patient bevorzugt behandelt werden? Oder genügt ein Starttermin in zwei bis drei Wochen. Der Arzt bestimmt die Therapiefrequenz. Sie steht auf dem Rezept. Der Therapeut trägt ein, mit welcher tatsächlichen Therapiefrequenz gearbeitet wurde.

Eine vollständige Beschreibung des Moduls Rezepterfassung können Sie hier nachlesen.

4.4 Rezeptabrechnung

Die Rezeptabrechnung unterscheidet zwischen einer Kassenabrechnung oder einer Privatabrechnung. Privatpatienten, Selbstzahler und BG-Patienten bekommen eine klassische Papierrechnung überstellt, die sie bei ihrer Kasse zusammen mit der ärztlichen Verordnung einreichen. Abhängig vom jeweiligen Versicherungsstatus werden die Kosten erstattet.

Hinweis zur Abrechnung: Bei einer elektronischen Kassenabrechnung erfolgen alle Schritte nach einem spezifizierten Schema. Grundlage sind die Technischen Anlagen der GKV.

Im ersten Schritt wird die Krankenkasse ausgewählt, für die abrechnungsfähige Rezepte in der Warteschlange vorhanden sind. PraxiFix trägt in das Adressfeld der Rechnung die Anschrift derjenigen Abrechnungsstelle ein, bei der die Krankenkasse die Liquidation der eigenen Patientenrezepte abwickeln lässt. Die meisten Kassen, insbesondere Betriebskrankenkassen (BKK), Innungskrankenkassen (IKK) und Landwirtschaftliche Krankenkassen (LKK), haben den Abrechnungsprozess an externe Dienstleister ausgelagert. Auch Ersatzkassen wie Barmer und Techniker beherrschen die komplexe Abrechnungstechnik per EDIFACT nicht mehr. 

Allgemeiner Hinweis: Die meisten Krankenkassen haben sich damit selber überflüssig gemacht, weil sie immer weniger eigene Leistungen anbieten, die ihre Existenz rechtfertigt. Etwa 90% der Arbeit einer Krankenkasse wird heute von externen Dienstleistern wie der DAVASO oder der Bitmarck-Abrechnungsstelle erledigt. Krankenkassen sind Behörden geworden, die das Geld ihrer Versicherten eintreiben. Die komplizierte Technik der elektronischen Abrechnung und der Telematik-Infrastruktur beherrschen die meisten der 100 gesetzlichen Krankenkassen nicht mehr. Sie haben radikales Outsourcing betrieben, um Kosten zu reduzieren. Durch die Digitalisierung haben sie dabei ihr Kerngeschäft verloren. Eine Abschaffung von 100 gesetzlichen Krankenkassen oder Ersatzkassen und ihre Zusammenführung in einer Bundes-Bürger-Kranken-Versicherung (BBKV) einheitlich für alle Deutschen wäre ein Segen für unser sehr teures Gesundheitswesen. Das deutsche Gesundheitswesen arbeitet ineffizient. Es ist durch die Zwei-Klassen-Medizin in seinem Kern ungerecht ausgebildet.

Bei der Rezeptabrechnung holt sich PraxiFix alle abrechnungsfähigen Rezepte aus der Warteschlange, die zu der ausgewählten Krankenkasse gehören. Mehr ist nicht zu tun. Der Therapeut startet die Elektronische Abrechnung per EDIFACT. Die Ausgabedateien (Abrechnungsdatei und Auftragsdatei) werden in ein Übergabeverzeichnis kopiert. Dann startet PraxiFixTM das Verschlüsselungsprogramm Dakota.le. Alle Abrechnungsdaten werden verschlüsselt und an die Abrechnungsstelle versendet. Abschließend legen Sie den sortierten Stapel mit Papierrezepten dieser Rechnung in den Drucker. PraxiFix taxiert die Rückseite aller Rezepte mit den nötigen Angaben: Rechnungsnummer, IK des Leistungserbringers, fortlaufende Belegnummer des Rezepts, Behandlungsabbruch, Begründung für einen Therapiewechsel und Praxisstempel.

Mehr ist nicht zu tun. Die Erfassung von 10 Kassenrezepten mit Terminvergabe dauert maximal 50 Minuten. Die spätere Abrechnung und Taxierung dieser 10 Rezepte ist in 5 Minuten erledigt. Deshalb muss bei der Rezepterfassung genau hingeschaut werden. Sie ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Abrechnung.

4.5 Buchführung

Die Buchführung ist das zentrale Modul in der obigen Abbildung. Viele Prozesse erstellen Forderungen, erzeugen Rechnungen, oder Verbuchen Zahlungseingänge. Wenn Sie Klarheit über Ihre laufenden Finanzen herstellen wollen, empfehlen wir die Buchhaltung einzuschalten und so intensiv zu nutzen wie es geht.

Wir haben bereits einen arbeitsintensiven Prozess automatisiert: es ist die Verbuchung der Rezeptgebühr. jedes Mal, wenn ein Rezept in die Warteschlange verschoben werden soll, überprüft PraxiFix den Finanzstatus dieses Rezepts. ist der Patient zuzahlungspflichtig? Wenn ja, wurde die Rezeptpauschale zugeordnet? Stimmt die Summe der Zuzahlungen mit dem ausgewiesenen Betrag überein? Wenn alles korrekt ist, wird die Zuzahlung automatisch eingebucht zusammen mit einem Hinweis auf die Rezeptnummer, das Rezeptdatum und den Grund der Buchung. In einem Konfigurationsformular stellt der Therapeut vorab ein, auf welches der Konten des SKR03-Kontenrahmens die Bareinnahme verbucht werden soll. 

Mit jeder Vertriebsrechnung, mit jeder Privat- oder Kassenrechnung erzeugen Sie in der Buchhaltung einen Offen Posten. Hier warten Sie auf einen Zahlungseingang. Wenn die Kontoauszüge zum Monatsende zur Verfügung stehen, buchen Sie den Beleg in die Buchführung ein. Offene Posten werden geschlossen. Übrig bleiben offene Zahlungen. Dann schalten Sie am besten das Mahnmodul ein.

4.6 Mahnungen

Das Mahnungsmodul kennt drei Mahnstufen; 1, 2 und 3. In einem hinterlegten Konfigurationsformular stellen Sie ein, welche Texte und welche Mahngebühren in jeder der drei Stufen in die Mahnung aufgenommen werden sollen. Auch die Betreffzeile der Mahnung kann an die jeweilige Mahnstufe angepasst werden. Wir unterscheiden zwischen Mahnungen an Privatpatienten, an Krankenkassen und an Ihre Kunden, die Vertriebsrechnungen erhalten haben. 

Zur Erstellung einer neuen Mahnung gehen Sie wie folgt vor: Mit dem Menübefehl "Neu" wird im Mahnungsmodul wird ein neuer Datensatz erzeugt. Dann suchen Sie nach der unbezahlten Rechnung entweder bei den Rezeptabrechnungen oder bei den Vertriebsrechnungen. Mit einem Klick auf den Generierungsschalter holt sich PraxiFix alle Daten aus der unbezahlten Rechnung ab, die für die automatische Erzeugung einer Mahnung benötigt werden. Weil jeder Mahnprozess mit Stufe 1 beginnt, holt PraxiFix alle Textbausteine und die Betreffzeile aus der Konfigurationstabelle für Stufe 1 und überträgt sie in den Mahnungsdatensatz.

Alle Felder werden zur nachträglichen Überarbeitung angeboten, so dass noch genügend Spielraum besteht, "weichere" Formulierungen einzubauen oder die Mahngebühr zu erlassen. Wenn die redaktionellen Veränderungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Drucken und die Mahnung kommt entweder aus dem Drucker oder wird als PDF-Datei abgelegt. Im Bedienmenü kann die Mahnstufe erhöht werden ohne dass ein neuer Mahnungsdatensatz erzeugt werden muss. Alle Felder werden mit der nächst höheren Mahnstufe überschrieben. Abhängig von der Mahngebühr wird eine neue Summe der Gesamtforderung berechnet. In Mahnstufe 3 hört die Eskalation auf. Dann hilft nur noch ein Mahnbescheid bei Gericht.

4.7 Mitarbeiterkartei

Die Mitarbeiterkartei besteht aus zwei Modulen:

  • frei zugängliche Mitarbeiterdaten
  • verborgene Abrechnungsdaten mit Personalakte.

Das erste Modul mit frei zugänglichen Mitarbeiterdaten umfasst Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Namenszusätze, alle Kommunikationskontakte, ein Memofeld für Bemerkungen und Felder für die Briefanrede. Es muss für jeden Mitarbeiter in der Praxis möglich sein, seine Kollegin oder seinen Kollegen anzurufen bzw. eine eMail zu schreiben, weil ein Patient abgesagt hat, weil ein Patient früher kommt, oder um zu fragen, ob der Kollege seine eingetragenen Termine verändern könnte, weil es unerwarteten Bedarf an Unterstützungsleistung gibt.

Das zweite Modul enthält die Personalakte. Das sind Informationen, die besonders schützenswert sind und nicht für jeden Mitarbeiter zugänglich sein dürfen. In diesem Modul werden Einkünfte und alle zusätzlichen Vergütungen der Praxis festgelegt. 

Das Vergütungsmodell #1 basiert auf einem Bruttoentgelt. Es wird ein festes Bruttoentgelt über 12, 13 oder 14 Monate eines Kalenderjahres ausbezahlt. In der Regel erstellt der Steuerberater mit DATEV einen monatlichen Lohnzettel mit allen Abzügen und berechnet den auszuzahlenden Nettobetrag.

Das Vergütungsmodel #2 basiert auf einem Stundenentgelt. Es wird ein Stundensatz festgelegt. Das könnte auf Ihre Reinigungskraft Anwendung finden, die für eine bestimmte Anzahl von Stunden in der Praxis putzt. Die Arbeitsstunden werden aufgeschrieben. Das entspräche wahrscheinlich einem Minijob. Der Steuerberater berechnet auf der Basis dieses Anspruchs die Arbeitgeberanteile.

Das Vergütungsmodell #3 beruht auf der Berechnung von Behandlungszeiten und berechnet daraus ein Bruttogehalt. 

Das Vergütungsmodell #4 ist ein klassisches Provisionsmodell für Freiberufler. Für Aktiv- und Passivleistungen sowie für die Durchführung von Hausbesuchen wird auf der Basis abgerechneter Rezepte ein Bruttoentgelt berechnet. Dabei listet PraxiFix jedes einzelne Rezept auf, in dem das Mitarbeiterkürzel des freien Mitarbeiters XY einer Behandlungseinheit zugeordnet worden ist. Wenn jede Behandlungsleistung des freien Mitarbeiters identifiziert worden ist, wird das Provisionsmodell darauf angewendet. Jeder Provisionsbetrag wird angezeigt und saldiert. Am Ende resultiert die gesamte Provision. Dieses Verfahren ist sehr transparent und funktioniert nach 20 Jahren immer noch so gut wie am ersten Tag. 

4.8 Entgeltabrechnung

Im Modul der Entgeltabrechnung werden die Vorgaben aus der Personalakte praktisch umgesetzt. Dort finden monatliche Rechnungsläufe statt. Basis sind alle abgerechneten Rezepte.

4.9 Vertriebsmodule

Die Vertriebsmodule umfassen eine Datenbank mit Adressen, die bei uns Kontakte heißen. Jeder Kontakt wird durch ein komplexes Datenmodell dargestellt. Jedem Kontakt kann eine Preisliste zugeordnet werden. In der Preisliste befinden sich Produkte, die der Kunde gelegentlich oder sogar regelmäßig bezieht. Es können Vertragsinhalte hinterlegt werden, die zu automatischen Zahlungen führen. Jedes Produkt, das ein Kunde kauft, oder jede verkaufte Dienstleistung wird in der Produktdatenbank abgelegt. Eine Profiltabelle erlaubt es, kundenspezifische Daten nach selbstdefinierten Schlüsseln zu strukturieren und zu systematisieren. Dieses Vertriebsmodul wird von Freiberuflern und Heilpraktikern genutzt, um freie Vertriebsrechnungen zu schreiben.

5. Wirtschaftliches Gleichgewicht

Wenn Sie dieses Kapitel gelesen und sowohl das Kontextdiagramm verstanden als auch das Modulbild richtig eingeordnet haben, werden Sie verstehen, dass PraxiFix ein integriertes und durchdachtes Programm ist. Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz. Ein Praxisprogramm einzusetzen, das ohne eine integrierte Buchführung arbeitet, halten wir für unzweckmäßig. Letztendlich dreht sich alles um das liebe Geld. Um hier den Zugriff auf alle Geschäftsprozesse zu behalten, ist es notwendig, alle Rezepte selber zu erfassen, sie selber per EDIFACT abzurechnen und sich nicht einer externen Abrechnungsstelle auszuliefern. 

Zusammenfassung: Grundlegende Konzepte

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