MANDANTENFÄHIGKEIT

1. Was ist das?

Unter einem Mandanten versteht man einen Auftraggeber, der beispielsweise einen Rechtsanwalt oder einen Steuerberater beauftragt, für ihn eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Im erweiterten Sinn bedeutet die Mandantenfähigkeit einer Applikation wie PraxiFix, dass mehrere Auftraggeber gleichzeitig alle Funktionen von ein und demselben Softwareprogramm nutzen können, ohne dass das Programm mehrfach installiert werden muss. 

In der konkreten Umsetzung werden solche Auftraggeber durch mehrere Praxen repräsentiert, die in einer Gemeinschaft von mehreren eigenständigen Praxen zusammenarbeiten. Eine solche Konstruktion nennt man eine Praxisgemeinschaft. 

Juristisch gesehen besteht eine Praxisgemeinschaft aus mehreren unabhängigen Inhabern, die sich beispielsweise die Praxisräume und die Anmeldung teilen, aber ansonsten unabhängig voneinander agieren. So könnten ein Physiotherapeut als Mandant M=1 und ein Ergotherapeut als Mandant M=2 gemeinsame Praxisräume anmieten und in PraxiFix zwei Mandanten freischalten. Eine gemeinsame Rezeptionskraft erfasst alle Rezepte für beide Mandanten, rechnet sie mit unterschiedlichen IK-Nummern ab, pflegt die Buchführung für beide Mandanten und erstellt die Monatsberichte.

Wenn der Physiotherapeut noch eine Zusatzausbildung als Heilpraktiker absolviert und somit eigenständig Behandlungsleistungen abrechnen kann, schaltet er einen dritten Mandanten M=3 in PraxiFix frei. Sollte noch Bedarf an einem selbständigen Masseur bestehen, der als Selbständiger mit eigener IK-Nummer abrechnen kann und nicht im Angestelltenverhältnis arbeiten möchte, kann man in PraxiFix einen vierten Mandanten M=4 freischalten.

PraxiFix kann gleichzeitig bis zu neun Mandanten verwalten. Dies bedeutet, dass neun Praxen oder neun unterschiedliche Tätigkeiten mit eigenem Brief- und Rechnungskopf sowie eigener IK-Nummer nur eine einzige Programmlizenz benötigen.

PraxiFix kann deshalb neun eigenständige Preissysteme in den Tarifgruppen verwalten. Jede Praxis pflegt einen eigenen, kompletten Satz von Tarifgruppen und Preislisten. Jeder Mandant kann mehrere Privattarife anlegen und Privatrechnungen schreiben

2. Mandantenfähige Module

Die folgende Abbildung zeigt alle Module, die mandantenspezifisch gestaltet sein müssen, um die obigen Anforderungen zu erfüllen.

  • Buchführung

In der Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben mit einer mandantenspezifischen Kennung gesammelt. Der Kontenrahmen kann für jeden Mandanten so angepasst werden, dass nur die benötigten Buchungskonten angezeigt werden. Durch die Mandantenkennung können mandantenspezifischen Buchungssätze erzeugt werden.

  • Entgeltabrechnung

Bei der Entgeltabrechnung spielen mehrere Faktoren eine wichtige Rolle. Jedem Mitarbeiter ist ein Provisionsmodell zugeordnet, das in der Mitarbeiterkartei hinterlegt ist. Alle Entgelt- und Provisionsabrechnungen beziehen sich auf erbrachte Behandlungsleistungen. Diese Leistungen sind den Terminen der Rezepte zugeordnet. Sollte ein Mitarbeiter für mehrere Praxen, also für mehrere Mandanten, tätig sein, muss er für jede Mandantenzugehörigkeit eine separate Abrechnung erhalten.

  • Mahnwesen

Das Mahnwesen besteht im Wesentlichen aus einem Modul, um Mahnungen zu schreiben. Grundlage für jede Mahnung ist eine offene Forderung, also eine Rechnung, die bis Ablauf der Zahlungsfrist noch nicht bezahlt worden ist. Weil alle Rechnungen mandantenspezifisch aufgebaut sind, müssen auch alle zugeordneten Mahnungen das Mandantenkennzeichen tragen. jede Mahnung wird direkt mit der unbezahlten Rechnung verknüpft.

  • Mitarbeiterkartei

In der Mitarbeiterkartei wird jeder Mitarbeiter mindestens einer Praxis zugeordnet. Ein Mitarbeiter kann jedoch in unterschiedlichen Rollen für mehrere Praxen gleichzeitig tätig sein und deshalb in der Mitarbeiterkartei und im Provisionsmodul mehrfach vorkommen.

  • Preisgruppen

Frei konfigurierbare Preisgruppen sind die Basis für einen Vertriebsprozess. Jeder Mandant pflegt seine eigenen Preisgruppen, weshalb der Schlüssel für die Erzeugung einer neuen Preisgruppe mandantenspezifisch aufgebaut sein muss.

  • Rezepterfassung

Bei der Erfassung von Rezepten ist zu beachten, dass jeder Heilberuf im Prinzip unterschiedliche Rezeptformulare verwendet kann. Deshalb muss pro Mandant von unterschiedlichen Eingabefelder auf der Verordnung ausgegangen werden.

  • Rezeptabrechnung

Die Rezeptabrechnung ist ein komplexes Thema und wird an anderer Stelle ausführlich besprochen. Für jede Berufsgruppe existiert eine eigenständige Spezifikation, die sogenannte Technische Anlage, um die elektronischen Abrechnungsdaten zu erzeugen. Die EDIFACT-Datensätze sind für jede Berufsgruppe etwas anders ausgebildet, so dass die Mandantenkennung den Abrechnungsprozess steuert. Bei konventionellen Rechnungen muss sich jeder Mandant über seinen spezifischen Brief- und Rechnungskopf identifizieren und natürlich in der Lage sein, unterschiedliche Bankverbindungen anzugeben. Deshalb sind Rechnungen immer ein mandantenspezifisches Produkt.

  • Tarifgruppen

Tarifgruppen sind pro Mandant mit einem Satz von Tarifen für gesetzlich Versicherte, Selbstzahler, Beihilfepatienten, Privatpatienten und BG-Fälle ausgestattet. Das Duplizieren von Tarifgruppen funktioniert sowohl innerhalb derselben Mandantenkennung als auch mandantenübergreifend. 

  • Vertriebsrechnungen

Rechnungen, die auf reinen Vertriebsprozessen basieren und von Preislisten gefüttert werden, haben jeweils einen mandantenspezifischen Brief- und Rechnungskopf sowie getrennte Bankverbindungen. Das Vertriebsmodul Kontakte wird von allen Mandanten gemeinsam genutzt. 

Die Mandantenverwaltung ist der zentrale Steuerungsprozess in der Mitte der Abbildung. Für eine flüssige Bedienung von PraxiFix ist es durchaus nützlich, solche übergeordneten Zusammenhänge zu kennen.

[Abb. 2003-01]: Mandantenfähige Module mit einem zusammen gesetzten Schlüsselwert

3. Technische Realisierung

3.1 Konfiguration der Mandantenverwaltung

Nach der Installation von PraxiFix wechselt man in das Menü Datei -> Konfigurieren -> Mandantenverwaltung. Dort sieht man eine Tabelle mit neun Einträgen:

[Abb. 2003-02]: Mandantenfähige Module

Jeder Datensatz ermöglicht die Konfiguration einer eigenständigen Praxis. Ein Neukunde startet als Mandant #1 bzw. M=1. Jeder weitere Mandant wird explizit per Passwort freigeschaltet, wenn er denn gebraucht wird. 

Die Tabelle zeigt die wichtigsten Kenngrößen einer Praxis:

  • die IK-Nummer, also das neunstellige Institutionskennzeichen der Praxis, 
  • die Zuordnung zu einem Sammelgruppenschlüssel, 
  • die zugeordnete Leistungserbringergruppe (LB-Gruppe), 
  • den Berufsschlüssel, 
  • das Länderkennzeichen, 
  • den Tarifschlüssel und 
  • den Status. 

Mandant #1 ist nach dem Kauf immer freigeschaltet. Deshalb steht sein Status auf Gültig. Alle übrigen Mandanten sind noch nicht freigeschaltet. Ihr Status steht auf Ungültig.

3.2 Identifikation des Mandanten

Zur Identifikation der Praxis füllt man die Felder des nächsten Formulars aus:

[Abb. 2003-03]: Mandant als Praxis identifizieren

Diese Registerkarte dient dazu, alle Daten über den Standort der Praxis zu erfassen. Dazu gehört auch, die Inhaber der Praxis zu benennen, die spezielle Tätigkeit in der Praxis herauszustreichen sowie das Absenderfeld für Briefe und Rechnungen festzulegen. 

Auf der rechten Seite wird der Praxisstempel definiert, der zum Beispiel auf die taxierten Rezepte automatisch aufgedruckt wird.

3.3 Kennzeichen des Mandanten

Die meisten Kennzeichen auf de gleichnamigen Registerkarte werden zur elektronischen Abrechnung benötigt.

[Abb. 2003-04]: Kennzeichen der Praxis eingeben

Das wichtigste Kennzeichen der Praxis ist ihr Institutionskennzeichen, abgekürzt IK-Nummer. 

Die IK-Nummer ist eine bundesweit gültige Identifikationsnummer für Leistungserbringer im Gesundheitswesen. Sie ist im Sozialgesetzbuch verankert. Krankenkassen und ihre Abrechnungsstellen identifizieren sich auch über eine IK-Nummer. Jeder Leistungserbringer, der mit einer Krankenkasse abrechnen möchte, muss ein Institutionskennzeichen erhalten haben. Die Kassenzulassung beruht auf einer gültigen IK-Nummer. Bei der maschinellen Abrechnung von Leistungen steht die IK-Nummer in den Kopfdaten der EDIFACT-Datei. Für die Vergabe einer IK-Nummer ist eine Arbeitsgemeinschaft ARGE IK verantwortlich (www.dguv.de/arge-ik/index.jsp).

Die übrigen Felder auf dieser Registerkarte sind selbsterklärend. Telefon, Fax, eMail und Homepage werden eingetragen. Als nächstes gibt man die Bankverbindung ein. Die Angabe der Steuernummer ist hier notwendig, wenn sie auf dem Rechnungskopf erscheinen soll.

4. Mandantenspezifische Datensätze

Nachdem ein Mandant als neue Praxis definiert worden ist, kann man das Mandantenkennzeichen dazu verwenden, einen mandantenspezifischen Schlüssel zu generieren. 

Als Beispiel für einen mandantenspezifischen Schlüssel verweisen wir auf das Erzeugen einer neuen Tarifgruppe. PraxiFix fragt das Mandantenkennzeichen ab und stellt es der laufenden Nummer der Tarifgruppe voran. Die laufende Nummer einer neuen Tarifgruppe wird automatisch über das interne Zählwerk des Programms generiert. Aber erst das vorangestellte Mandantenkennzeichen macht den Schlüssel eindeutig und einmalig. Der Schlüssel für eine neue Tarifgruppe lautete 3/1003-TG: für Mandant M=3 wurde die dritte Tarifgruppe erzeugt. Dieser Schlüsselwert wird als mandantenspezifischer, nichtperiodischer Schlüssel bezeichnet.

Es gibt Zähler in den Tabellen von PraxiFix, die sich jedes Jahr wiederholen, weil sie mit demselben Anfangswert jedes Jahr neu beginnen. Dazu gehört die Vergabe von neuen Rezeptnummern. Alle Rezeptnummern beginnen mit dem Wert 1001 für das erste Rezept eines neuen Jahres. Wenn das Rezept im Jahr 2025 neu angelegt wird, setzt PraxiFix diese vierstellige Jahreszahl an den Anfang des Zählers: 2025/1001-RZ. Das Kennzeichen RZ bedeutet, dass es sich um eine Rezeptnummer handelt. Wir sprechen von einem periodischen Schlüssel. Außerdem muss jedes Rezept einem Mandanten zugeordnet werden. Deshalb fragt PraxiFix immer zuerst das Mandantenkennzeichen ab. 

Diese Mandantenabfrage zeigt die nächste Abbildung:

[Abb. 2003-05]: Abfrage eines Mandantenkennzeichens

Im oberen Listenfeld werden alle freigeschalteten Mandanten angezeigt. In unserem Fall ist nur M=1 freigeschaltet und damit als einziges sichtbar. Im zweiten Listenfeld wird ein gültiger Jahrgang abgefragt. Im dritten Feld möchte PraxiFix das Ausstellungsdatum der Verordnung wissen. Wenn alle drei Werte eingegeben worden sind, wir ein neuer Schlüssel für dieses Rezept erzeugt. 

Wenn es sich um den ersten Schlüssel im neuen Jahr handelt, erscheint dieser Hinweis:

[Abb. 2003-06]: Hinweis auf einen neuen Zähler im Kalenderjahr

Im Hauptformular der Rezepterfassung kann man in der linken oberen Ecke das Endergebnis für einen mandantenspezifischen, periodischen Schlüssel der Datenbank anschauen. Es ist ein Schlüssel gebildet worden, der aus einem Mandantenkennzeichen plus einem Jahrgang plus einer laufenden Nummer plus einem tabellenspezifischen Kürzel besteht. 

[Abb. 2003-07]: Neue Rezeptnummer angelegt

Was hier für die Rezepterfassung beschrieben worden ist, trifft auf mehrere Module zu, wenn sie mandantenspezifische, periodische Schlüssel benötigen, um das Datenmodell korrekt abzubilden. Das sind die besagten Module:

  • Buchhaltung
  • Entgeltabrechnung
  • Mahnwesen
  • Rezeptabrechnung
  • Rezepterfassung
  • Vertriebsrechnung.

In der Jahrgangsverwaltung wird erklärt, wie man die Periodizität der Schlüssel steuert.

Fachbericht: Mandantenfähigkeit

Seite ⇑

Navigation

Fachberichte